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档案馆关于做好2017年归档工作的通知

时间: 2017-04-07 来源:档案馆 作者: 档案馆

学校各单位:

    按照《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令)、《首都经济贸易大学档案管理办法》的要求,我校将启动2017年度归档工作。请各单位高度重视立卷归档工作,将本单位在2016年各项工作活动中形成的对学校有保存价值的材料收集齐全完整,整理立卷后及时归档。现将具体事项通知如下:

    一、归档范围

    1.凡本单位在工作过程中直接形成的,能反映本单位工作情况的党群、行政、教学、科研、仪器设备、出版物、外事等档案。

    2.归档文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(光盘、照片等)。

    3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中接受的具有保存价值的实物。

    4.具体归档范围请参照《首都经济贸易大学文件归档范围和保管期限表》(见档案馆网站dag.cueb.edu.cn下载专区)。

    二、归档要求

    1.各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料齐全完整。

    2.凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

    3.重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。

    4.归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,按要求整理后方可移交。

    5.归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物。

    三、归档程序

    1.整理立卷、录入系统

    各单位兼职档案员按各单位文件归档范围收集档案,整理立卷后录入综合档案管理系统。电子文件材料以附件形式上传至档案管理系统。系统管理员审核通过后打印归档文件目录、备考表、移交表,将档案实体一并移交。

    2.归档验收、移交

    档案移交时,交接双方当面检查,档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收。交接双方签字并加盖所在单位印章后,归档单位留存一份,档案馆留存一份备查。

    四、归档时间

    1.综合档案、声像载体材料、照片档案、实物档案应在次年6月底前归档。

2.教学档案应按学年度在6月底前归档。

3.科研(课题)类项目档案,在项目完成,通过鉴定验收后2个月内归档。

    4.设备档案在设备验收完毕正常投入使用后归档。

    五、联系人和联系方式

    联系人:王淑红;联系方式:83952350

    档案馆地点:学校档案馆(博学楼东侧大厅一层)

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