各学院：

 档案馆学生档案室定于2024年10月14—31日接收2024级新生档案，请各学院及时做好新生档案的接收、审核、整理和移交工作，同时，也请各学院将新生档案审核纳入到新生入学资格审查工作中。

一、新生档案收集范围

（一）本科生档案收集范围

 1.高中学籍材料：高中毕业生登记表、学籍表、成绩单、综合素质发展报告等。
 2.高考报名材料：高等学校招生报名登记表、高考成绩单、体检表等。
 3.党团材料：入团志愿书、入党志愿书等。
 4.新生入学形成的材料：学生登记表（须盖章填日期）。

（二）二学位学生档案收集范围

 1.二学位学生入学前材料：大学本科期间及以前阶段产生的材料。
 2.党团材料：入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
 3.新生入学形成的材料：学生登记表（须盖章填日期）。

（三）贯通制学生（商务学院）档案收集范围

 1.贯通制学生入学前材料：大学专科期间及以前阶段产生的材料。
 2.党团材料：入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
 3.新生入学期间形成的材料：学生登记表（须盖章填日期）。

（四）硕士研究生档案收集范围

 1.硕士研究生入学前材料：大学本科期间及以前阶段产生的材料。
 2.党团材料：入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
 3.新生入学期间形成的材料：攻读硕士学位研究生录取登记表、研究生入学登记表（须盖章填日期）。

（五）博士研究生档案收集范围

 1.博士研究生入学前材料：硕士期间及以前阶段产生的档案材料。
 2.党团材料：入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
 3.新生入学期间形成的材料：攻读博士学位研究生录取登记表、两份专家推荐书、研究生入学登记表（须盖章填日期）。

二、新生档案审核与整理注意事项

 1.定向、委培：定向、委培等非全日制研究生的人事档案不转入学校档案馆，应由原档案存放单位保管，学校为其建立学籍档案。

 2.新生档案接收：新生档案由各学院接收，档案在接收时应为密封状态，并盖有密封章。新生档案如为电子档案，由学院到教务处领取加盖招生办公室公章的打印件。对于未到档或档案内材料有缺失的，学院应及时通知学生向原单位催要补齐。

 3.材料清单：根据学生类型（本科、硕士、博士），打印《档案材料清单》（电子版可到首经贸档案馆网站“下载专区”下载或点击文末链接下载），对照学生档案材料内容一一核对、登记；表格中未显示的档案材料可在空白格填写登记。整理人签字后装入档案袋。学生档案材料的整理须按照高中、本科、硕士、博士的顺序，按时间归类排序。

 4.党员档案：入学时为正式党员的学生，党员材料放入学生档案袋中。入学时为入党积极分子或预备党员的，相关材料须取出，由各学院保管，以便学院在发展党员工作中使用，学生毕业时，党员材料再和毕业材料一并装入学生档案中。

 5.新生成的档案：由我校产生的材料，如入学登记表（必须贴有新生本人近照）、报考硕士／博士学位研究生考生登记表（录取信息、签章和日期齐全，盖学校招生录取章）、博士专家推荐书等应全数收齐。归档材料必须是已经办理完毕的正式文件材料。

 6.证件证书类：团员证及各种获奖证书原件均不属归档范围，应退还学生本人保存。

 7.问题档案：各学院审核新生档案时，如有应转入而未转入或档案审核异常影响其入学资格等情况，请及时反馈给教务处和研究生院学籍管理部门。

三、新生档案封装与移交

 1.各学院到学生档案室领取新档案袋和学生信息标签，将学生档案装入新档案袋，并将学生信息标签粘贴在档案袋右上角。

 2.学院按照注册报到的新生名单整理档案，并以专业、班级为单位，按照学号从小到大排序。

 3.学生档案应由负责学生档案工作的老师负责移交，须在每摞档案上面附上学生名单，对于没有档案或档案材料不全的学生，在名单的备注部分注明原因。名单一式两份，经学院负责老师和学生档案室老师确认签字后，双方各留一份存档。

 4.贯通制学生档案由商务学院在红庙校区档案室保管。

 5.学院完成学生档案整理后可联系学生档案室预约移交时间。

 

移交地址：档案馆学生档案室（博学楼东侧一层）
联 系 人：李  娟
联系电话：83952951

档案馆
2024年10月11日