您现在的位置是: 首页» 规章制度» 本馆规定

首都经济贸易大学档案管理办法

时间: 2014-07-30 来源:档案馆 作者: 档案馆
第一章 总则

    第一条 为加强学校档案工作,提高档案管理水平,做到档案门类齐全,结构合理,管理科学,有效服务,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局27号令),结合学校实际,制定本办法。
    第二条 本办法所称高校档案,是指学校在教学、科研、党政管理等活动中直接形成的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
    第三条 高校档案是学校各项工作的真实历史记录,是学校重要的信息资源和凭证,也是党和国家的宝贵财富。学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的义务。
    第四条 高校档案工作是学校重要的基础性工作,也是衡量学校教育质量和管理水平的重要尺度之一,学校和各立档单位必须高度重视档案工作,加强对档案工作的领导和建设。

第二章 领导体制和机构设置

    第五条 学校设立档案管理工作机构——档案馆,并成立档案工作委员会,委员会由分管档案工作的校领导任主任,档案馆馆长任副主任,各单位一名负责本单位档案工作的领导任委员。
    第六条 各单位确定一名兼职档案员负责本单位档案材料的收集、整理和移交工作。
    第七条 学校档案馆是学校档案管理工作的职能(业务)部门,是保存和提供利用档案服务的专门机构,也是学校出具档案证明的唯一机构。
    第八条 学校档案馆基本职责
    (一)负责贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策,综合规划全校档案工作。
    (二)制定学校档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。
    (三)负责档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研等工作,积极推进档案管理现代化。
    (四)组织建设档案管理信息化系统,指导和协助各单位做好电子档案、声像档案的形成、积累、整理和归档工作。负责档案馆网站建设及维护。
    (五)负责全校专、兼职档案人员的业务培训,做好档案的开发和利用工作,开展档案宣传教育活动,提高师生员工档案意识。
    (六)开展档案学术研究和交流活动,编研、出版档案史料。
    第九条 对于某些需特殊条件保管或利用比较频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要由业务主管单位管理,档案业务工作受学校档案馆监督指导。

第三章  档案工作人员

    第十条 档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策,执行档案工作的法律法规和各项规章制度,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和一定的专业技能。
    第十一条 学校档案馆设馆长一名,由认真执行党和国家的方针政策、热心学校档案事业,有馆员(或相当于馆员)以上专业技术职称,有组织管理能力,身体健康的人员担任。
    第十二条  学校档案馆的编制人数由学校根据档案规模及学校发展等实际情况确定。

第四章 经费、库房和设备
    第十三条 档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,统筹解决。
    第十四条 学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。
    第十五条 学校应加强档案工作硬件环境的建设,有计划地为档案部门配置开展档案工作所需设备,并逐步实现档案工作现代化。

第五章 文件材料的归档、移交和接收工作

    第十六条 学校各立档单位应做到各项工作与档案工作实行“四同步”,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
    第十七条 档案归档范围:
    (一)党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
    (二)行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
    (三)学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
    (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
    (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。
    (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。
    (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
    (八)出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
    (九)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
    (十)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。
学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
    第十八条 档案立卷制度
    按照国家档案工作管理规范,实行部门和课题组立卷制度。各归档单位或课题组在学校档案馆的业务指导下,按照各类档案归档范围和学校档案立卷整理规范开展文件材料的收集、整理,重要科研课题由学校科研管理部门负责立卷。
    第十九条 学校任何组织和个人在工作中形成的各种载体和形式的文件材料,必须按照《中华人民共和国档案法》的规定,按时向学校档案馆移交,任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有。
    第二十条 各单位在重要科技成果鉴定、基建工程项目验收、大型贵重仪器设备开箱时,应有兼职档案人员参加,并会同业务主管部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见,并按规定立卷归档。
    第二十一条 档案质量要求
    归档的文件材料应质地优良,书写规范工整,不得使用圆珠笔、铅笔等字迹不能长久保存的书写工具,案卷内无金属物;声像档案材料要保证声像清晰。
    第二十二条 档案归档时间及手续
    (一)除基建档案外,其余各门类档案应在次年六月底前归档。
    (二)基建档案应在工程项目竣工验收后三个月内归档。
    (三)移交档案必须履行移交手续,由移交人填写案卷目录及移交目录一式两份,交接双方签字盖章各存一份备查。
    第二十三条 对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料及其他载体的档案,学校将通过征集,代管等形式进行管理。主动向学校捐赠档案的,学校将给予奖励。
    第二十四条 学校档案部门要注意收集或征集国内外与本校有关的各种档案资料,丰富学校档案馆藏。

第六章 档案的保管和利用

    第二十五条 档案的分类编号力求统一规范,档号编制要便于检索,便于对档案的控制、利用和科学管理。
    第二十六条 严格执行安全保密制度,严防损毁、散失和泄密。做好防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘、防污染等工作。
    第二十七条 建立档案查(借)阅制度,积极提供利用。利用加密及限定借阅范围的档案,须按规定履行审批手续;档案借出需办理登记手续,限期归还。借阅中严禁拆卷、抽取、涂改、圈点,损坏档案或转借他人,违者将按有关规定严肃处理。
    第二十八条 鉴定销毁档案,由档案部门和业务主管部门组成鉴定小组,对档案的价值进行鉴定。对于需要销毁的档案提出建议,报学校主管领导批准后实施。销毁档案要造册登记并组织监销。
    第二十九条 建立档案统计、检查和利用效果登记制度,检查分析利用效益及存在问题。

第七章  考核、奖励和处罚

    第三十条 学校档案工作纳入各部门工作范围及个人岗位职责,并参加学校年终考核。
    第三十一条 学校每两年组织一次档案工作检查、评比,对优秀的主管领导和专、兼职档案员给予表彰及奖励。对于向学校档案馆无偿捐赠档案的个人给与表彰和奖励。
    第三十二条 对于违反《中华人民共和国档案法》有关条款的组织和个人,按照《中华人民共和国档案法实施细则》有关规定及程序进行经济或行政处罚,情节严重者,要依法承担法律责任。
 
第八章  附则

    第三十三条 学校档案馆根据本办法制定各门类档案工作规范、归档范围及保管期限表。
    第三十四条 本办法由学校档案馆负责解释。
    第三十五条 本办法自公布之日起执行。


  • 浏览次数: