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首都经济贸易大学档案管理办法

时间: 2018-05-18 来源:档案馆 作者: 档案馆

第一章  总 

第一条 为规范学校档案工作,提高档案管理水平,做到档案门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《高等学校档案管理办法》,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对个人、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是学校各项工作的真实历史记录,是学校重要的信息资源和凭证,也是党和国家的宝贵财富。学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的义务。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作,也是衡量学校教育质量和管理水平的重要尺度之一,学校必须高度重视档案工作,把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和建设。

 

第二章  领导体制与机构设置

第五条  学校档案工作由校长领导。分管档案工作的校领导协助校长负责学校档案工作。学校设立档案管理工作的职能(业务)部门——档案馆,直接负责学校档案工作。学校各单位确定一名负责人主管本单位的档案工作,并确定一名兼职档案员负责本单位档案材料的收集、整理和移交工作。

第六条 档案馆是学校保存和提供利用档案的专门机构,也是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆的基本职责是:

    (一)负责贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策,综合规划全校档案工作;

    (二)制订学校档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作,指导和监督学校部分专门档案的管理,积极推进档案管理现代化;

(四)编纂出版年鉴及档案史料,开发档案信息资源;

    (五)组织实施档案信息化建设,指导和协助各单位做好电子档案、声像档案的形成、积累、整理和归档工作,负责档案馆网站建设及维护;

(六)负责全校专、兼职档案人员的业务培训;

(七)开展档案服务利用工作;

(八)开展档案宣传教育活动,发挥档案文化教育功能,增强师生员工档案意识;

(九)开展档案学术研究和交流活动。

第七条 档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策,执行档案工作的法律法规和各项规章制度,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和一定的专业技能。

 

 

第三章  文件材料的立卷和归档

第八条 学校各归档单位应做到各项工作与档案工作实行“四同步”,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第九条 学校实行部门和课题组立卷制度。各归档单位在档案馆的业务指导下,按照各类档案归档范围和整理规范开展文件材料的收集、整理。

    第十条 学校应对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档材料的载体形式包括纸质、电子、声像、实物等。文件材料的归档范围是:

    (一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及会议纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料;

    (二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及会议纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料;

(三)人事类:主要包括学校在组织、人事管理工作中形成的各类教职工档案材料及学生入学和在校期间形成的各类学生档案材料;

    (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料;

    (五)科研类:主要包括科研课题在立项、研究、总结、鉴定、报奖及推广应用中形成的文件材料;

    (六)基本建设类:主要包括建筑工程(含改扩建工程)在规划、审批、设计、施工及竣工各阶段形成的文字材料,图纸等;

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料;

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等;

    (九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等;

    (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料;

(十一)财会类:主要包括学校在会计核算等过程中接收或形成的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计资料。

 第十一条 学校举办重大活动形成的材料由主办单位负责收集、整理和归档。主办单位有两个及两个以上的,由各主办单位分别归档本单位在重大活动中形成的材料。

    第十二条 各单位在重要科技成果鉴定、基建工程项目验收、大型贵重仪器设备开箱时,应有兼职档案人员参加,并会同业务主管部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见,并按规定立卷归档。

    第十三条 归档的文件材料应质地优良,书写规范工整,不得使用圆珠笔、铅笔等字迹不能长久保存的书写工具,案卷内无金属物;声像档案材料要保证声像清晰。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

    第十四条 档案归档时间及手续

(一)归档时间

1.基建档案应在工程项目竣工验收后三个月内归档;

2.教学档案中毕业生成绩单应在当年六月底前归档;

3.人事档案材料应在形成后一个月内归档;

4.除以上门类的档案外,其余各门类档案应在次年六月底前归档。

(二)归档手续

移交档案必须履行移交手续,由移交人填写案卷目录及移交目录一式两份,交接双方签字盖章各存一份备查。

第十五条 学校任何组织和个人在工作中形成的各种载体和形式的文件材料,必须按时向档案馆移交,任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有。

    第十六条 对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料及其他载体的档案,档案馆将通过征集、代管等形式进行管理。

第十七条 档案馆要注意收集或征集与学校有关的各种档案资料,丰富档案馆藏。

 

第四章  档案管理

    第十八条 档案的分类编号力求统一规范,档号编制应便于检索,便于对档案的控制、利用和科学管理。

第十九条 严格执行安全保密制度,严防损毁、散失和泄密。做好防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘、防高温等工作。档案馆应采用档案保护技术,防止档案的破损。对重要档案和破损档案,应及时采取修复、复制或数字化等措施。

第二十条 档案馆按照《首都经济贸易大学文件归档范围和保管期限表》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,由档案馆和业务主管部门组成鉴定小组,对档案的价值进行鉴定。对于需要销毁的档案提出建议,报分管档案工作的校领导批准后实施。销毁档案要造册登记并组织监销。

第二十一条 建立档案统计制度,每年对档案的接收、销毁、库存量及利用等情况进行统计。

 

第五章  档案的利用与公布

第二十二条 建立档案查(借)阅制度,积极提供利用。利用加密及限定借阅范围的档案,须按规定履行审批手续。档案借出需办理登记手续,限期归还。借阅中严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人,违者将按有关规定严肃处理。

第二十三条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应经档案馆负责人批准。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十四条 档案馆应为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

第二十五条 档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应经档案形成单位同意,并报请分管档案工作的校领导批准。

第二十六条 档案馆应采取举办档案展览、建设档案网站等多种形式,积极开展档案宣传工作。

 

第六章  条件保障

    第二十七条 档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,统筹解决。

第二十八条 档案馆应配备专用的、符合档案管理要求的档案库房。声像、电子等特殊载体档案的存放,应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第二十九条 学校应加强档案工作硬件环境的建设,有计划地为档案馆配置开展档案工作所需设备,保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行,实现档案工作现代化。

 

第七章  考核、奖励与处罚

    第三十条 学校档案工作纳入各单位工作范围及个人岗位职责,并参加学校年终考核。

    第三十一条 学校每两年组织一次档案工作评比,对优秀的单位和个人给予先进集体和先进个人表彰及奖励。对于向档案馆无偿捐赠档案的个人给予表彰和奖励。

    第三十二条 对于违反《中华人民共和国档案法》有关条款的组织和个人,按照《中华人民共和国档案法实施细则》有关规定及程序进行经济或行政处罚,情节严重者,要依法承担法律责任。

 

第八章  附 

第三十三条  学校档案馆可以根据本办法制订实施细则。

第三十四条 本办法由学校档案馆负责修订和解释。

第三十五条 本办法自公布之日起施行,原《首都经济贸易大学档案管理办法》同时废止。 

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