第一章  总则

　　第一条  为提高声像档案工作的质量和管理水平，有效地保存和利用声像档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理实施办法》和《照片档案管理规范》等相关法律法规和标准，结合学校实际，制定本办法。

　　第二条  本办法所称声像档案是指单位或个人在教学、科研、管理、学习、生活或社会活动中，通过摄录、扫描或拷贝等方式形成的具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。

　　第三条  全校声像档案由学校档案馆统一综合管理。

　　第二章  声像档案的归档

　　第四条  声像档案的载体形式包括照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、缩微胶片等几类。全校凡有形成声像档案的单位，均应按声像档案的归档范围，做好声像档案的收集、整理、归档工作。

　　第五条  声像档案的归档范围

　　（一）党政活动

　　1.党代会、团代会、学代会、教代会、工代会及党政部门召开的重大会议（包括开幕式、闭幕式、领导讲话、代表发言、会议情况）等的声像材料；

　　2.校庆、教师节、重大纪念日等重要活动的声像材料；

　　3.建校以来主要领导任职期间的标准照、工作照及参加重大活动的声像材料；

　　4.市级以上党政领导和社会知名人士来校活动（包括视察、座谈等）的声像材料；

　　5.各民主党派和校友会重大活动的声像材料；

　　6.国内有影响的教授、专家等来校访问活动的声像材料；

　　7.港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族重要活动的声像材料；

　　8.学校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料；

　　（二）教学活动

　　9.迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动的声像材料；

　　10.毕业生合影照片；

　　11.知名教授、专家和在学术上造诣较深的教师讲课，学生听课、论文答辨、实验等的声像材料；

　　12.评选及表彰大会的声像材料；

　　13.有关实习、军训、社会实践、参加各种竞赛活动的声像材料；

　　（三）科研学术活动

　　14.重点、大型科研课题评审、鉴定会的声像材料；

　　15.重大科研成果及获国家级奖励的科研项目的声像材料；

　　16.由学校组织或参与的市级以上学术活动或大型科研项目的声像材料；

　　17.著名专家来校作学术报告的声像材料；

　　（四）外事活动

　　18.外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料；

　　19.与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料；

　　20.外籍人士赠送的礼品照片及其它声像记录材料；

　　21.外籍学生、教师、工作人员在校学习、工作、生活的声像材料；

　　22.在学校召开的国际性学术会议场面的声像材料；

　　23.学校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等活动中形成的声像材料；

　　（五）文体活动

　　24.举办各类展览的声像材料；

　　25.学校文艺演出剧照、演员合影等；

　　26.运动会开幕式、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料；

　　27.运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面的声像材料；

　　（六）校园建设

　　28.学校各个时期的校园环境材料（包括校门、校牌、教学楼、实验室及校园风光等）的声像材料；

　　29.学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料；

　　（七）其它

　　30.以上各类材料的电子版。

　　第六条  声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点，归档的照片、图像、音频、视频等文件，都要附以文字说明。文字说明的内容包括：时间、地点、事由、重要人物、背景、拍摄者六要素。其中：

　　用传统的机械相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档。

　　用数码相机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，收集时，应将其转换为JPEG等通用文件格式，再将其归档，数字格式同时上传至档案管理系统。此外，还应洗印重要的实体照片归档。

　　用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，收集时，应将其转换为MPEG、AVI通用文件格式刻成光盘，再将其归档，数字格式同时上传至档案管理系统。

　　用音频电子设备获得的声音文件，收集时，应将其转换为WAV等通用文件格式，刻成光盘，再将其归档，数字格式同时上传至档案管理系统。

　　第七条  归档的声像档案材料应载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音磁带、录像磁带或光盘等。照片、影像、声音等应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应字迹工整，表述准确和简练。

　　第三章  声像档案的管理

　　第八条  学校各单位应将本单位形成的声像档案分门别类，进行加工整理、编目和归档，交由档案馆实行统一管理。

　　第九条  声像档案的保管，应根据载体的化学成分和物理性能特点，进行科学管理。库房应保持恒温恒湿，并重点采用防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等保护措施。

　　第十条  学校各单位因工作需要查阅声像档案，经批准后方可查阅，并办理登记手续。查阅过程中应保持声像档案的完整、整洁、清晰。如需声像档案复制件，由档案馆提供复印、扫描、拷贝等。声像档案原则上不得借出档案馆。

　　第十一条  校外单位查阅声像档案，必须持有单位介绍信和查阅人有效证件，经批准后方可查阅。

　　第十二条  档案馆应定期检查声像档案，对破损的、濒危的声像档案，应及时修复、复制、信息迁移，保证声像档案信息的完好无损和长久保存。

　　第十三条  对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。

　　第四章  附则

　　第十四条  本办法由学校档案馆负责修订和解释。

　　第十五条  本办法自2018年11月1日起施行，原《首都经济贸易大学声像档案管理办法》同时废止。